Como gerenciar múltiplos projetos sem perder a cabeça

Como gerenciar múltiplos projetos sem perder a cabeça

Você tem a sensação (ou certeza) de que não está conseguindo dar a devida atenção que cada projeto precisa?

Todos os seus projetos são importantes e urgentes?

Você está com atividades demais sob sua responsabilidade e virando um gargalo na empresa?

Calma. Respire fundo…

Eu preparei abaixo 6 dicas para você conseguir gerenciar múltiplos projetos sem perder a cabeça.

Mas antes vamos entender o que está acontecendo e como os melhores especialistas lidam com vários projetos ao mesmo tempo, mantendo a produtividade e qualidade.

Gerenciar múltiplos projetos é a realidade de muitos gerentes de projeto, principalmente se você trabalha com projetos mais curtos, como ocorre nas áreas de Tecnologia e Digital, mas não necessariamente menos complexos. Inclusive, gerenciar vários projetos ao mesmo tempo é uma das habilidades mais valorizadas no mercado.

Mas como fazer isso? Até quantos projetos um gerente de projeto pode gerenciar ao mesmo tempo?

A verdade é que não há uma resposta pronta, mas há várias ações que você pode tomar para controlar projetos simultâneos. Repare que falei “controlar”, porque ao lidar com diferentes projetos ao mesmo tempo o intuito é ter um maior nível de controle e não perder a cabeça.

Nós, gerentes de projetos, estamos acostumados a cuidar da alocação da equipe em diferentes projetos, mas acabamos não parando para avaliar a nossa alocação e depois ficamos sobrecarregados (e nossa função é minimizar riscos e não aumentá-los).

Então vamos à prática.

Primeiramente, reflita se você está sendo produtivo. Foco e concentração são essenciais para lidar com uma grande quantidade de informação proveniente de muitos projetos. Há muitas técnicas, veja o que funciona melhor para você:

  • Trancar-se numa sala por um período (ou num café);
  • Usar fones de ouvido;
  • Desligar telefone;
  • Fechar o e-mail;
  • Organizar o seu dia em blocos de 1 hora para cada projeto ou atividade.
  • Uma vez concentrado, pense em adotar algumas das práticas abaixo para gerenciar múltiplos projetos:

    1) Priorize seus projetos e atividades

    Priorize os projetos da sua carteira que são considerados estratégicos na sua organização. Para cada projeto, reorganize as atividades priorizando as mais importantes (utilize um quadro de tarefas, como no Scrum). Como trabalhamos em um ambiente de negócios dinâmico, revise com frequência a prioridade de projetos e atividades, semanalmente, por exemplo. Nem sempre será possível agradar a todos, portanto converse com os stakeholders para que você tenha o apoio necessário.

    2) Identifique um limite de projetos que cada gerente pode executar

    Não existe uma regra. Alguns gestores gostam de planejar a alocação de um gerente de projeto em escalas que variam entre 25%-50%-75%-100%. Neste exemplo, um GP poderia tocar até 4 projetos ao mesmo tempo dedicando 25% do seu tempo para cada um. Mas há projetos que requerem 100% de atenção. Pesquise o histórico de projetos na sua empresa (se você possuir uma timesheet será mais fácil; se não tiver, aproveite para começar a coletar métricas dos seus projetos) e converse com sua diretoria a fim de identificar o máximo de projetos que sua área pode executar simultaneamente. Depois, é preciso atuar internamente para garantir que esse limite não seja ultrapassado conforme novos projetos são aprovados. Se possível, evite trabalhar no limite da sua alocação pois isso elimina espaço para manobras. Se não for possível, experimente priorizar os projetos e atividades como explicado acima.

    3) Organize os projetos similares em portfólios

    Nossa mente trabalha melhor com diferentes projetos quando eles são similares. Organize os projetos da sua empresa em portfólio ou categorias de similaridade, de forma que cada gerente de projeto trabalhe com tipos de projetos semelhantes.

    Trabalhar com projetos de uma mesma natureza facilita a gestão, pois geralmente os tipos de atividades, problemas e riscos são os mesmos.

    Em agências e consultorias, é comum organizar núcleos para atender determinado cliente ou determinado segmento, como Mobile. No caso de um núcleo que atende determinado cliente, por um lado ganha-se velocidade ao lidar com um mesmo cliente, mas pode-se perder agilidade caso os tipos de projetos sejam diferentes. Considere também que há pessoas que gostam de trabalhar em projetos diferentes para diversificar a experiência, enquanto outros se especializam em uma única tecnologia. Avalie o que é mais vantajoso no seu negócio e momento.

    4) Utilize ferramentas para gerenciar seus projetos (produtividade)

    Boa produtividade é essencial ao lidar com vários projetos ao mesmo tempo e os softwares de gerenciamento de projetos te ajudam nessa tarefa. Utilize uma ou mais ferramentas para organizar as documentações dos seus projetos, facilitar a comunicação, gerenciar tarefas e recursos. O MS Project, por exemplo, oferece uma funcionalidade de Pool de Recursos para nivelar a alocação de recursos em múltiplos projetos. Prepare também um painel (dashboard) para ter um controle mais rigoroso, porém simples, sobre os indicadores dos seus projetos. Quanto à comunicação, a ferramenta servirá apenas de apoio. A comunicação verbal continua sendo necessária e ainda mais importante.

    5) Elimine (ou simplifique) documentos, relatórios e métricas desnecessários para o seu negócio

    Esse item dispensa explicações. O mesmo vale para reuniões. Menos é mais :-)

    6) Delegue e prepare um substituto

    Não tenha receio de compartilhar suas responsabilidades com membros do seu time. Aliás, ao fazer isso, você aumentará a confiança e senso de ownership da equipe. Delegar e preparar alguém para substituí-lo no futuro irá te deixar mais livre para novas oportunidades depois. Mas cuidado para não sobrecarregar também esta pessoa.

    Essas são apenas algumas dicas. Cada profissional desenvolve sua maneira, mas seja qual for a técnica, o que precisamos ao lidar com múltiplos projetos é aprimorar o controle e produtividade.

    E você? Conte como você faz para gerenciar vários projetos ao mesmo tempo, mantendo a produtividade e qualidade.

    Fundador, Instrutor e Consultor de Gerenciamento de Projetos e PMO na Business Camp. Mais de 14 anos de experiência em Digital, TI, Negócios, Finanças e Liderança. Liderou projetos locais e globais para grandes empresas e start-ups. Administrador, com especializações em Gestão do Conhecimento (FGV) e Gestão de Projetos (BSP). Certificados PMP, ScrumMaster e IBQTS.

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